"Как выбрать площадку для корпоративного мероприятия"
Евгений Журавлев
Если вы позволите, то мы вкратце дадим ряд полезных советов, о том, на что стоит обратить особое внимание при выборе площадки. Рассмотрим данный вопрос на примере организации новогоднего корпоративного праздника.
ВРЕМЯ - ДЕНЬГИ
На этап подбора площадки лучше всегда выделять достаточное, разумное количество времени. Профессиональный организатор всегда осматривает площадку лично. Я бы советовал вам придерживаться этой традиции. В телефонном разговоре банкет-менеджер запросто сажает в свой зал неограниченное число ваших сотрудников, придумывает не существующие помещения, огромные танцполы, гримерки и т.д. Я советую вам не спешить и потратить время на живую оценку состояния площадки, а также реальность воплощения присланной рестораном рассадки.
КОНФИГУРАЦИЯ НОВОГОДНЕГО ЗАЛА И ПЛАН РАССАДКИ
Чем проще форма зала, тем лучше. Ниши, колонны, низкие потолки, деление сотрудников на два, три зала лучше по возможности исключать. Все эти недочеты в конечном счете приведут к дополнительным затратам – установке видеооборудования (плазменные телевизоры, проекционные экраны, видеопульты, он-лайн видеокамеры и т.д.), разнесению акустической системы по залам (затраты на дополнительные колонки, коммутацию) и т.д. Плюс ко всему, это не совсем корпоративно, ведь таким образом коллектив разбивается на группы и заказчик может не получить того ожидаемого единения, которое чаще всего является основным предполагаемым эффектом от организации новогоднего корпоративного праздника. Также зонирование площадки может мешать проведению важной корпоративной части новогоднего торжества - церемонии награждения лучших сотрудников компании по итогам года.
Рассадка нужна не только для того, чтобы установить, какой вариант рассадки наиболее приемлем. Это, прежде всего, форма борьбы с бардаком в начале мероприятия, а также возможность посадить коллег «правильно», т.е. согласно внутренним правилам и с четким соответствием корпоративной культуре.
НОВОГОДНИЙ ТАЦПОЛ
Уделите внимание танцполу, это то, без чего не может состояться корпоративный праздник. Вы должны понимать, что как минимум половина сотрудников должна комфортно на нем разместиться.
ГРИМЕРКИ
Если в вашем новогоднем концерте участвуют артисты, вы обязаны предусмотреть гримерки. Чем более солидный артист приглашен к вам на торжество, тем он более требователен к условиям размещения. Учтите, что не все артисты легко переживают соседство с еще 10 коллективами. Это может негативно сказаться на настроении артиста, а значит и на качестве вашего концерта.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ НОВОГОДНЕГО ПРАЗДНИКА
Изучите техническую базу площадки: звуковое, световое, видео оборудование и сценические конструкции. Это очень важно и может существенно сэкономить бюджет вашего праздника. Чаще всего рестораны и банкетные залы стремятся обзавестись собственным оборудованием. В новогодние праздники это особенно удобно, причем как площадке, так и клиенту-организатору. В первую очередь экономится время на подбор подрядчика, на его последующий ночной монтаж, затем демонтаж, а также сопряженную с этими процессом бумажную волокиту. Что касается денег, то чаще всего услуги ресторана по техническому обеспечению мероприятия оказываются ниже стоимости выставляемой прокатчиком оборудования. Это в том числе связано с отсутствием монтажа, демонтажа и транспортных расходов. Более того зачастую аренда звукового, светового и видеооборудования для мероприятий не является основной статьей дохода ресторанов и может предоставляться практически, как бонус заказчику праздника.
НОВОГОДНЕЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПЛОЩАДКИ
Общаясь с банкет менеджером, уделите внимание новогоднему оформлению. Возможно, площадка планирует украсить зал в стилистике грядущего праздника. Если вам принципиально создание декораций в определенной концепции это может стать проблемой, а если вы планирует сэкономить на оформлении, то наоборот, уже подготовленный к встрече нового года зал, даст возможность при минимальных вложениях дополнить декор корпоративной символикой.
НОВОГОДНЯЯ ПРОГРАММА
>В последнее время солидные рестораны, банкетные залы не просто задумались, а даже замахнулись на серьезные театрализованные постановки. Тут можно долго спорить о силе драматургии, претенциозной режиссуре… мы сейчас не об этом. Мы про прагматичный подход. Выскажите заинтересованность арт-директору в просмотре и последующем возможном заказе постановки. Я не исключаю, что при просмотре качество новогодней программы может вас приятно удивить. Например, шоу холл «Атмосфера» всегда серьезно походит к этому вопросу, и каждый год ставит приличную по петербургским меркам новогоднюю сказку, которую не грех заказать на любой корпоративный праздник.
Если не брать во внимание такие крупные, бюджетные примеры, то примите совет – общайтесь с арт-директорами клубов и ресторанов. Это никогда не повредит, более того поможет составить вам более объективную картину, как минимум по стоимости артистов, а как максимум позволит без посредников составить на ваш бюджет не плохую новогоднюю программу.
НОВОГОДНЯЯ ПРОГРАММА
В последнее время солидные рестораны, банкетные залы не просто задумались, а даже замахнулись на серьезные театрализованные постановки. Тут можно долго спорить о силе драматургии, претенциозной режиссуре… мы сейчас не об этом. Мы про прагматичный подход. Выскажите заинтересованность арт-директору в просмотре и последующем возможном заказе постановки. Я не исключаю, что при просмотре качество новогодней программы может вас приятно удивить. Например, шоу холл «Атмосфера» всегда серьезно походит к этому вопросу, и каждый год ставит приличную по петербургским меркам новогоднюю сказку, которую не грех заказать на любой корпоративный праздник.
КУХНЯ
Лучше всегда пробовать, причем не одному. Это нормальная практика и любая уважающая себя площадка обязана предоставить вам это право.
ТУАЛЕТЫ
Это не менее важно, чем кухня. Обязательно проверьте и убедитесь в достойных, комфортных условиях этой не последней по важности части площадки. Особое внимание обратите количеству женских кабинок, чаще всего здесь выстраиваются очереди, которые мало способствуют появлению положительных отзывов о мероприятии.
ТУАЛЕТЫ
Это не менее важно, чем кухня. Обязательно проверьте и убедитесь в достойных, комфортных условиях этой не последней по важности части площадки. Особое внимание обратите количеству женских кабинок, чаще всего здесь выстраиваются очереди, которые мало способствуют появлению положительных отзывов о мероприятии.
ХОЛЛ И ГАРДЕРОБЫ
При организации новогоднего корпоративного праздника этот момент также требует внимательного изучения. Холл должен быть просторным, ведь ваши гости приглашены к определенному времени. А значит, основная часть сотрудников компании придет на праздник практически одновременно. Проследите и обсудите с администрацией, чтобы в гардеробе в день вашего мероприятия работало достаточное количество персонала (гардеробщиков).
ПАРКОВКА
Этот вопрос особенно актуален, когда площадка находится на приличном расстоянии от метро. Лучше заранее оценить возможности парковки и согласовать списки на парковочные места для своих коллег. Если машин планируется много, предусмотрите парковщика, который организует вам порядок на парковке.
Надеемся, что эти советы позволят вам подобрать хорошую площадку для вашего новогоднего корпоративного праздника.
Скачать статью в формате MSWORD
Эту и другие статьи Журавлева Евгения, посвященные организации мероприятий, можно прочитать в разделе "FAQ по организации мероприятий" на сайте компании "Директория"(www.directevent.ru).